Selasa, 25 September 2012

CARA MEMBUAT SURAT MENYURAT ORMAS OI

PROSEDUR SURAT MENYURAT ORMAS Oi DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KETUA UMUM Oi : Menimbang : 1. bahwa untuk mewujudkan tertib administrasi umum ORMAS Oi disemua tingkatan dipandang perlu mengatur ketentuan ketentuan tentang Prosedur surat menyurat : 2. bahwa berdasarkan angka 1 diatas, maka pengaturan dan penetapannya dituangkan dalam Peraturan Organisasi Oi. Mengingat : 1. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Oi. 2. Garis Besar Program Kerja Nasional (GBPKN) BPP Oi Tahun 2009-2012. 3. Peraturan Organisasi Nomor : 01 Tahun 2010 Tentang Tata Urutan Peraturan Peraturan Dalam Ormas Oi. Memperhatikan : 1. Usulan, pendapat dan saran pembina Oi Pusat dalam Rapat Pleno BPP Oi 30 Januari 2010. 2 Hasil-hasil Rapat Pimpinan Nasional (Rapimnas) Oi I dan Rapat Kerja Nasional (Rakernas) Oi III Tahun 2010 di Kaliurang, Yogyakarta. MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN ORGANISASI TENTANG PROSEDUR SURAT MENYURAT ORMAS Oi. BAB I UMUM Pasal 1 Prosedur surat menyurat Ormas Oi yang selanjutnya dalam Peraturan Organisasi ini disebut PESO-Oi merupakan mekanisme korespondensi yang digunakan oleh seluruh jajaran Ormas Oi dari tingkat pusat sampai dengan Kelompok, baik untuk keperluan intern maupun ekstern. Pasal 2 PESO-Oi disusun dalam rangka memberikan pedoman bagi semua tingkatan kepengurusan Ormas Oi agar dalam menjalankan tugasnya terdapat keseragaman serta untuk memudahkan koordinasi dan sinkronisasi dalam melakukan komunikasi dan korespondesi secara formal. Pasal 3 Penyelenggaraan PESO-Oi ini meliputi perangkat lunak yang meliputi fungsi-fungsi: sekretariat, korespondensi dan pengaturan tentang klasifikasi surat, surat keluar dan surat masuk, tata cara penggunaan stempel dan wewenang penandatanganan surat serta didukung dengan kelengkapan surat menyurat berupa kop surat, stempel dan amplop. BAB II SEKRETARIAT Pasal 4 1 Sekretariat adalah organ yang bertanggung jawab atas kelancaran korespondensi yang meliputi segala tugas-tugas koordinasi dalam menyampaikan infOrmasi melalui saluran yang dilakukan dengan menggunakan kelengkapan surat menyurat. 2 Petugas sekretariat dalam melaksanakan tugasnya, wajib menjamin dan bertanggung jawab atas kelancaran surat menyurat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pasal 5 Sekretariat berada di bawah kendali Sekretaris Jenderal. Sekretariat Ormas Oi bertugas : 1. Melakukan koordinasi melalui penyampaian kebijaksanaan Ormas yang akan diteruskan ke semua jenjang. 2. Membantu kelancaran kegiatan Ormas dalam menyampaikan/ mendistribusikan keputusan dan kebijaksanaan Ormas dengan cepat dan tepat dengan menggunakan berbagai saluran infOrmasi. 3. Memperlancar arus surat, baik surat masuk maupun surat keluar, baik intern maupun ekstern. Pasal 6 Dalam memberikan informasi yang diperlukan pengurus Ormas, Sekretariat dapat pula menyusun laporan-laporan Ormas, meneliti dan mengolah data, baik yang bersumber dari lingkungan intern maupun ekstern Ormas dengan sepengetahuan Sekretaris Jenderal/Sekretris Ormas Oi, dan selanjutnya disusun dalam berbagai bentuk laporan maupun terbitan, yang dapat digunakan sebagai bahan infOrmasi. BAB III STANDARISASI Pasal 7 Standarisasi adalah penyeragaman bentuk, warna, ukuran dan tulisan dari alat-alat yang digunakan dalam PESO-Oi. Pasal 8 Standarisasi meliputi korespondensi; klasifikasi dan derajat surat; bentuk dan ukuran kertas surat Ormas; stempel Ormas; bentuk, warna, ukuran tulisan kop/amplop surat; serta singkatan dan akronim. BAB IV KORESPONDENSI Pasal 9 Korespondensi adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengendalian surat-surat dan berita, baik tertulis maupun lisan yang timbul dari pencatatan, laporan, perencanaan, program atau keputusan yang mungkin masih menimbulkan adanya permintaan penjelasan, sehingga pengarahan atau pengurusan semua kegiatan dapat dilaksanakan secara tepat dan benar. Pasal 10 1. Yang dimaksud dengan surat adalah alat untuk menyampaikan berita secara tertulis yang berisi maksud sebagaimana yang diatur pada pasal 13 Peraturan Organisasi ini. 2. Prinsip pokok pembuatan surat terdiri dari menentukan tujuan dan maksud penulisan surat; merancang yaitu mewujudkan ide agar menjadi isi surat dengan urutan-urutan dan menggunakan tata bahasa yang baik; dengan penulisan yang singkat dan jelas, tanpa mengurangi kesopanan dan kelengkapan. Pasal 11 1. Surat resmi terdira dari surat intern dan surat ekstern. 2. Surat intern adalah ditujukan kepada lingkungan internal Ormas Oi. 3. Yang dimaksud dengan pihak internal Ormas Oi adalah kepengurusan Ormas Oi semua tingkatan, personalia pinisepuh; personalia pengurus; personalia pembina, kader dan anggota. 4. Surat eksternal adalah surat yang diujukan kepada pihak luar Ormas Oi. Pasal 12 1. Maksud isi surat dapat memuat keputusan, perintah/instruksi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan dan lain-lain yang dianggap penting. 2. Tujuan umum surat menyurat adalah menyampaikan maksud dalam bentuk tulisan agar tindakan yang dikehendaki dapat tercapai dengan tepat dan cepat. Pasal 13 1. Jenis surat dalam SPO-Oi terdiri dari surat biasa, surat yang bersifat mengatur dan memorandum. 2. Surat biasa terdiri dari : a. Laporan yaitu suatu pertanggung jawaban sesuai dengan tugas tertentu yang diberikan Ormas, sebagaimana yang diatur pada ayat 3 butir c b. Undangan yaitu surat permintaan untuk menghadiri suatu kegiatan Ormas Oi, baik yang bersifat intern maupun ekstern. c. faksimili dan e-mail adalah penyampaian berita yang harus segera diselesaikan dan atau disampaikan kepada pihak yang dituju. Isinya singkat, padat dan menghilangkan kata-kata yang tidak perlu tanpa mengaburkan arti. d. Dalam pengiriman surat resmi via email. Pengirim harus men-scan surat aslinya yang bertanda tangan menjadi format jpg/pdf. e. Surat Keterangan berisi keterangan resmi Ormas yang diberikan kepada pengurus atau anggota untuk digunakan sesuai dengan isi keterangan. f. Surat Pengantar adalah surat untuk memberitahukan asal dan maksud suatu surat lain. g. Surat Permohonan adalah surat yang berisi permohonan kepada perorangan atau institusi, baik internal maupun eksternal agar memenuhi maksud tertentu sebagaimana yang dimaksud pada pokok surat. h. Pemberitahuan adalah surat yang berisi infOrmasi tentang sesuatu hal yang harus diketahui oleh pengurus/anggota. 3. Surat yang bersifat mengatur terdiri dari : a. Keputusan yaitu surat yang dibuat berdasarkan hasil rapat pengurus yang memuat suatu kebjaksanaan pokok yang harus ditaati oleh seluruh atau sebagian anggota Ormas Oi. b. Peraturan Organisasi yaitu surat yang memuat ketentuan persyaratan yang harus dipenuhi dalam melakukan tindakan administratif/keOrmasan. c. Intruksi/Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis yaitu surat yang berisicara pelaksanaan dari suatu keputusan yang memuat unsurunsur teknis dan biasanya merupakan tindak lanjut dari suatu keputusan. d. Surat Perintah/Mandat/Tugas adalah surat pernyataan pelimpahan suatu wewenang dari Ormas yang diberikan kepada Ormas setingkat di bawahnya atau seorang/beberapa orang pengurus/anggota atau orang lain untuk bertindak atas nama Ormas melakukan sesuatu sesuai dengan perintah/mandat/tugas yang diberikan, yang berlaku dalam jangka waktu tertentu. Surat perintah/mandat/tugas ini harus dipertanggung jawabkan oleh yang menerimanya. e. Surat Edaran yaitu pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada semua pengurus, anggota ataupun pihak luar yang tidak memuat petunjuk pelaksanaan secara teknis ataupun menurut suatu aturan yang telah ditetapkan. 4. Memorandum adalah mekanisme komunikasi atau korespondensi informal secara tertulis antar pengurus dalam Ormas. Tidak dibenarkan menggunakan kop surat untuk membuat memorandum. BAB V KLASIFIKASI DAN DERAJAT SURAT Pasal 14 1. Klasifikasi adalah penentuan dan penegasan tentang pentingnya suatu surat; yang berhak menerima, membaca dan bertanggung jawab; serta cara penangan dan pengamanannya. Klasifikasi ini terdiri dari Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas dan Biasa. 2. Yang dimaksud dengan Sangat Rahasia adalah surat yang hanya orang tertentu di dalam Ormas yang berhak mengetahuinya dan tidak boleh disebarluaskan kepada yang tidak berhak sebab akan membahayakan Ormas. Biasanya surat dengan klasifikasi Sangat Rahasia ini segera dimusnahkan setelah dikomunikasikan kepada yang berhak. 3. Yang dimaksud dengan Rahasia adalah surat yang diketahui oleh kalangan terbatas dalam Ormas dan berisi keterangan yang bila disebarluaskan kepada yang tidak berhak dapat berakibat menurunnya derajat dan kewibawaan Ormas yang pada akhirnya merugikan Ormas. 4. Yang dimaksud Terbatas adalah surat yang dianggap perlu diketahui oleh pengurus tertentu saja dan jika pelaksanaannya telah berjalan maka klasifikasi keterbatasannya sudah tidak berlaku lagi. 5. Yang dimaksud surat Biasa adalah yang bersifat umum dan tidak terdapat kerahasiaan. 6. Yang mempunyai wewenang untuk menentukan klasifikasi surat adalah Ketua Umum/ Ketua dan atau pengurus lain yang ditunjuk. 7. Teknis penggunaan amplop surat menurut klasifikasi serta pengirimannya dapat dilihat pada Lampiran 1 PSO-Oi ini. Pasal 15 1. Yang dimaksud dengan derajat surat adalah kecepatan sampainya surat kepada si alamat berdasarkan waktu penyampaian/pengiriman. 2. Derajat surat terbagi 4 tingkatan, yaitu: a. Kilat, yaitu surat yang harus dikirim seketika setelah surat tersebut dibuat. b. Sangat Segera, yaitu surat yang harus dikirim pada sst itu juga. c. Segera, yaitu surat yang harus dikirim dalam waktu 24 jam. d. Biasa, yaitu surat yang dikirim berdasarkan jadwal pelayanan pos. 3. Derajat Surat dibubuhkan pada amplop di sudut kanan atas. BAB VI SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK Pasal 16 1. Berdasarkan lalulintas pengiriman, maka surat terbagi dua yaitu surat keluar dan surat masuk. 2. Baik surat keluar maupun surat masuk terbagi menjadi dua macam, yaitu internal Ormas dan eksternal Ormas. 3. Surat keluar internal Ormas adalah surat Ormas yang dikirimkan atau disampaikan kepada pengurus atau anggota Ormas Oi pada semua tingkatan. 4. Surat keluar eksternal Ormas adalah semua surat Ormas yang dikirim atau disampaikan kepada pihak diluar Ormas Oi. Pasal 17 1. Yang dimaksud surat masuk adalah semua surat/tulisan atau berita yang diterima Ormas dari pihak lain, baik dari internal maupun eksternal Ormas Ormas Oi. 2. Penerimaan surat-surat masuk dipusatkan di sekretariat sebelum didistribusikan. 3. Penelitian surat masuk didasarkan pada klasifikasi dan derajat surat, surat masuk berklasifikasi sangat rahasia, rahasia dan terbatas diteruskan dalam keadaan sampul masih tertutup kepada yang berhak menerimanya, dan surat biasa dapat dibuka oleh petugas sekretariat yang diberi wewenang, dicatat dan diteruskan kepada yang berhak menerimanya. 4. Semua surat/tulisan atau berita yang masuk harus dicatat oleh petugas sekretariat sesuai dengan sifat surat tersebut ke dalam : a. Buku agenda umum, untuk mencatat semua surat masuk yang berklasifikasi biasa. b. Buku agenda rahasia, untuk mencatat semua surat masuk yang berklasifikasi sangat rahasia, rahasia dan terbatas. 5. Lembaran penerus dipergunakan oleh Ketua Umum/ Sekretaris Jenderal dan Ketua/ Sekretarisuntuk ditujukan kepada pengurus yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan penyelesaian atas maksud isi surat masuk tersebut. Contoh lembar penerus dapat dilihat pada Lampiran 2 PSO-Oi ini. 6. Penyimpanan surat masuk dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan disimpan dengan sebaik-baiknya. Pasal 18 1. Susunan dan cara penulisan surat keluar diatur sebagaimana pada Lampiran 3 PSO-Oi ini. 2. Daftar singkatan yang diperlukan untuk keperluan surat menyurat diatur dalam Lampiran 4 PSO-Oi. 3. Penomoran surat diawali dengan singkatan keterangan surat disertai angka numerik secara berurutan dimulai dari nomor 1, diikuti tingkatan kepengurusan, bulan dan tahun. Tanggal surat dimulai pada tanggal 1 Januari dan di tutup tanggal 31 Desembersetiap tahun. Tata cara penomoran surat dapat dilihat pada Lampiran 5 PSO-Oi ini. 4. Jika surat keluar memerlukan lebih dari satu halaman maka lembar pertama tidak perlu diberi nomor halaman sedangkan lembar berikutnya diberi nomor halaman. Hanya lembar pertama yang menggunakan kop surat, sedangkan lembar berikutnya menggunakan kertas putih tanpa kop surat. Untuk menghubungkan pengertian halaman pertama dengan halaman berikutnya di sudut kanan bawah dicantumkan nomor halaman berikutdiikuti satu kata pertama yang tertera pada halaman berikutnya. 5. Khusus untuk surat Keputusan/Surat Mandat/Surat Tugas apabila memerlukan lampiran tidak perlu dicantumkan nomor urut halaman tetapi menyebutkan lampirannya dengan mencantumkan nomor dan tanggalnya. 6. Tembusansurat dapat dibuat bila diperlukan sebagai laporan atau pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat atau pihak lain yang berkepentingan dan pada prinsipnya tembusan surat hanya untuk arsip. 7. Tanda tangan dan stempel Ormas dalam surat keluar harus asli dan tidak boleh menggunakan fotocopy, terutama surat keluar ekstern Ormas, untuk surat keluar intern Ormas tanda tangan dapat difotocopy tetapi stempel Ormas harus asli. BAB VII KELENGKAPAN SURAT MENYURAT Pasal 19 1. Kop surat adalah lembar kertas surat resmi Ormas Oi berwarna putih yang diatasnya terdapat gambar lambang dan tulisan tingkat kepengurusan Ormas Oi. 2. Stempel kepengurusan adalah cap berbentuk lingkaran yang bertuliskan tingkat kepengurusan Ormas Oi dan berwarna biru langit. 3. Amplop adalah sampul surat resmi yang di atasnya terdapat gambar dan tingkat kepengurusan Ormas Oi. Untuk korespondensi ekstern pada amplop tertera juga alamat sekretariat Ormas Oi. 4. Bentuk, ukuran dan contoh kelengkapan surat menyurat (Kop Surat dan Stempel) adalah sebagaimana tersebut dalam lampiran Peraturan Organisasi ini. BAB VIII PENGGUNAAN KELENGKAPAN SURAT MENYURAT DAN WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT Pasal 20 1. Kop surat hanya digunakan untuk kepentingan surat menyurat Ormas Oi sesuai dengan tingkatannya. 2. Amplop digunakan sebagai sampul surat menyurat resmi Ormas Oi. Pasal 21 1. Yang dapat menggunakan stempel Ormas adalah pengurus Ormas Oi di semua tingkatan yang diberi wewenang dan hanya dipergunakan untuk kepentingan Ormas. 2. Stempel Ormas Oi ada dua jenis yaitu : a. Cap ukuran besar dipergunakan untuk surat-surat sebagaimana diatur pada pasal 13 ayat 2 dan ayt 3 kecuali untuk laporan pertanggungjawaban perorangan sebagaimana dimaksud pada pasal 13 ayat 2 butir a Peraturan Organisasi ini. b. Stempel ukuran kecil dipergunakan untuk kartu anggota Pasal 22 1. Wewenang penandatanganan surat hanya dilakukan oleh Ketua Umum dan atau Sekretaris Jenderal di tingkat pusat, Ketua atau Sekretaris di tingkat wilayah, kota/kabupaten, kelompok. 2. Untuk tingkat pusat, bila Ketua Umumdan atau Sekretaris Jenderal berhalangan maka penandatanganan dapat dilakukan oleh Ketua dan atau Wakil Sekretaris Jenderal yang diberi mandatuntuk itu. 3. Untuk tingkat wilayah, kota/kabupaten, kelompok, bila Ketua dan atau Sekretaris berhalangan maka penandatanganan dapat dilakukan oleh Wakil Ketua dan atau wakil Sekretaris yang diberi wewenang/mandat untuk itu. Pasal 23 1. Untuk surat yang sifatnya mengatur sebagaimana yang dimaksud pada pasal 13 ayat 3 butir a, b dan c harus ditandatangani Ketua Umum/ Ketua dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris. 2. Untuk surat biasa sebagaimana dimaksud pada pasal 13 ayat 2 butir b, c, d, e, f, dan g serta ayat 3 butir d dan e cukup ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal/Sekretaris. 3. Untuk surat yang sifatnya spesifik dan intern cukup ditandatangani oleh Ketua yang membidangi atau pejabat yang mempunyai dan diberi kewenangan untuk itu. BAB IX MEKANISME SURAT MENYURAT SECARA VERTIKAL Pasal 24 1. Hubungan surat menyurat dapat dilakukan secara vertikal baik dari atas ke bawah maupun dari bawah ke atas. 2. Hubungan langsung dari atas ke bawah dapat dilakukan sebanyakbanyaknya dua tingkat dengan tembusan diberikan kepada kepengurusan satu tingkat di atas yang dituju. 3. Hubungan langsung dari bawah ke atas hanya dapat dilakukan satu tingkat di atasnya. Apabila hendak melakukan hubungan dua tingkat, harus melalui kepengurusan di atasnya. Pasal 25 Untuk keperluan yang amat mendesak dan sangat penting hubungan dua tingkat ke atas dapat dilakukan secara langsung dengan sepengetahuan kepengurusan di atasnya melalui pemberian tembusan surat dimaksud. BAB X KETENTUAN PENUTUP Pasal 26 Hal hal yang tidak diatur dalam Peraturan Organisasi ini akan diatur dalam keputusan Ketua Umum Oi. Pasal 27 Dengan berlakunya Peraturan Organisasi ini, maka semua ketentuan Ormas Oi yang mengatur tentang prosedur surat menyurat sebelumnya dinyatakan tidak berlaku lagi. Pasal 28 Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal 31 Mei 2010 KETUA UMUM Oi ttd DR. SONY TEGUH TRILAKSONO, M.Pd., MBA Salinan sesuai dengan aslinya, SEKRETARIS JENDERAL BADAN PENGURUS PUSAT Oi, ttd FAUZIE ACHMAD SUJA, S.Hi Lampiran_1 PERATURAN ORGANISASI Nomar: 4 Tahun 2010 TEKNIS PENGGUNAAN AMPLOP SURAT MENURUT KLASIFIKASI DAN PENGIRIMANNYA I. TEKNIS PENGGUNAAN AMPLOP. A. Untuk klasifikasi Surat Sangat Rahasia digunakan 3 (tiga) amplop: 1. Amplop pertama yang berisi surat dilak atau dengan cellotape, distempel pada sambungan amplop di tiga tempat, di bagian belakang. Pada ujung kanan amplop distempel klasifikasi surat. 2. Masukkan amplop pada amplop kedua. 3. amplop kekedua diperlakukan sama dengan amplop pertama dan distempel pada sambungan amplop di dua tempat, kemudian dimasukkan pada amplop ketiga. 4. Pada amplop ketiga di sebelah kiri amplop distempel dan di sebelah kanan amplop dicap klasifikasi surat B. Untuk amplop Rahasia digunakan 2 (dua) amplop. 1. Amplop pertama yang berisi surat diperlakukan sama dengan amplop pertama surat sangat rahasia. 2. Amplop kedua diperlakukan sama deengan amplopketiga surat sangat rahasia. C. Untuk surat konfidensial/terbatas digunakan satu amplop dengan distempel cap konfidensial/terbatas dan cap Ormas. D. Untuk surat biasa digunakan satu amplop dengan distempelcap Ormas. II. PENGIRIMAN SURAT MENURUT KLASIFIKASI. A. Untuk Surat Sangat Rahasia harus dibawa sendiri oleh staf sekretariat yang ditunjuk oleh Sekjen/ sekretaris untuk disampaikan kepada yang berhak menerimanya secara langsung. B. Surat Rahasia harus disampaikan melalui kurir khusus dengan pesan yang jelas dan diperintahkan untuk disampaikan langsung kepada yang berhak menerimanya dan apabila dalam keadaan memaksa dapat dikirim melalui pos secara tercatat/kilat khusus atau sarana lain secara tercatat. C. Surat konfidensial/Terbatas disampaikan melalui kurir kepada yang berhak menerimanya atau dapat dikirim melalui pos secara tercatat/kilat atau sarana lain secara tercatat. D. Surat biasa penyampaiannya menurut prosedur biasa. Lampiran_2 PERATURAN ORGANISASI Nomar: 4 Tahun 2010 SUSUNAN DAN CARA PENULISAN SURAT Susunan dan cara penulisan surat keluar diatur sebagai berikut : A. Kepala surat terdiri dari : 1. Nama pihak yang dituju, yaitu kepada siapa surat ini ditujukan. 2. Tempat dan tanggal ; disusun sebagai berikut : a. Nama tempat, tanggal (angka) nama bulan dan tahun. b. Contoh : Jakarta, 18 Febuari 2010. 3. Nomor surat diawali dengan keterangan surat dan penomoran dilakukan dengan sistem nomor urut dari nomor 1 dan seterusnya, dimulai pada tanggal 1 Januari dan ditutup tanggal 31 Desember setiap tahun. B. Cara penomoran surat dilakukan ssebagai berikut : 1. Keterangan Surat 2. Nomor Urut. 3. Tingkat Kepengurusan. 4. ORMAS-Oi. 5. Bulan (angka romawi) 6. Tahun. C. Klasifikasi; hanya dipakai apabila surat itu masuk dalam kategori Sangat Rahasia dan Konfidensial/Terbatas. D. Lampiran; menyebutkan jumlah dan jika perlu dengan macam atau nama lampiran. E. Perihal; memuat inti surat dengan singkat. F. Alamat; dalam surat ditulis sebagai berikut (diamplop maupun didalam surat); Contoh : Kepada Yth ; Saudara Ketua BPW Ormas Oi Jawa Barat Jl. RAA Wiratanuningrat 26. Tasikmalaya G. u. p. (bila perlu) u.p. adalah singkatan ”untuk perhatian” dipergunakan untuk surat yang ditujukan kepada pihak tertentu, supaya langsung diterima. Nama belakang u.p. tersebut untuk alamat di amplop, juga pada alamat di dalam surat. Contoh: Yang Terhormat; Menteri Dalam Negeri RI u.p.Dijen PUOD. Jl. Merdeka Utara 10.Jakarta Pusat. H. Pembukaan, bila perlu menggunakan ” Dengan Hormat” atau kata-kata lain yang lazim digunakan.Isi surat, harus jelas, singkat dan padat serta pembagian-pembagiannya adalah sebagai berikut: 1. isi surat dapat dibagi menjadi beberapa alinea (bila perlu). 2. satu alinea mempersoalkan satu segi perihal surat. 3. satu susunan kalimat memuat satu pokok pikiran. 4. dalam penulisan surat diperlukan menggunakan singkatan istilah yang sudah umum/lazim. 5. jika pengertian surat memerlukan lebih dari satu halaman maka untuk menghubungkan penretian halaman pertama dan berikutnya di sudut kanan dicantumkan ’2’ dst... 10 ketukan dari pinggir kiri ke kanan. Pada halaman selanjutnya dicantumkan nomor halaman lanjutan diletakkan di bawah surat 2 cm dari pinggir bawah. 6. khusus untuk surat Keputusan/Surat Mandat, apabila memerlukan lampiran tidak perlu dicantumkan nomor urut halaman dari surat Keputusan/Surat Mandat tersebut tetapi menyebutkan : Lampiran Keputusan/Surat Mandat, dengan mencantumkan Nomor dan Tanggalnya, cara penempatan kalimat tersebut di sebelah kiri atas halaman lampiran. I. Penutup, ditulis dengan jarak yang sesuai dengan keperluan. J. Tembusan (bila perlu), penentuan tembusan kepada pejabat pihak lain yang berkepentingan dan pada prinsipnya tembusan surat hanya dibuat untuk arsip. K. Khusus untuk PO, Keputusan Ketua Umum, Perwil, Perkot, dan Peraturan Kelompok, Penempatan logo Oi berada diposisi tengah atas kertas surat.

0 komentar:

DesignTemplate By : KBG KolomBlogGRATIS.blogspot.com